Кейс по использованию 51 и 33 функций АГР: автоматизация договоров без лишних прав доступа и ручного труда

В нашей компании подписываются договора с клиентами по проектам внедрения и сопровождения. В приложении к договору мы перечисляем наших сотрудников, которые будут работать на проекте с указанием их данных. Конечно, список сотрудников для каждого договора свой, желательно фиксировать его в конкретном договоре, а потом выводить в печатную форму.

В исходном состоянии это приложение договора заполнялось вручную. Очевидно, что такой вариант не только занимает много времени, но и приводит к постоянным случайным ошибкам при копировании информации. Потребность в автоматизации созрела не только у руководства, но и сотрудника, отвечающего за подготовку договоров.

Приложение договора выглядит так

При анализе поставленной задачи возникает сразу 2 подзадачи: 

1. как в ДО сохранить список всех сотрудников, участвующих в работе по конкретному договору,
2. как вывести информацию по этому списку в шаблон файла.

Первую подзадачу при желании можно реализовать с помощью типового функционала ДО. Например, в обработке документа мы можем добавить отдельное действие Ознакомление, в настройках обработки разрешить менять в нем участников.

Тогда в каждом конкретном документе можно будет перечислить сотрудников, которые будут работать по договору, в качестве участников этого действия.

Метод рабочий, использует только стандартные возможности ДО, можно даже схему обработки настроить так, чтобы эта формальная задача не приходила, если нам этого не требуется, но есть один минус – раз эти сотрудники будут указаны в качестве участников Ознакомления, то они получат права на документ (попадут на закладку Доступ). А мы бы хотели этого избежать.

Вторую подзадачу можно решить, создав в шаблоне файла заведомо большую таблицу, в каждой строке ввести поля. Таким образом мы получим следующий шаблон файла

А для каждого поля мы должны будем прописать отдельный скрипт, т.е. нам придется повторять практически идентичные скрипты для каждой строки. Да, так делать можно, но будет два неприятных момента:

1. Если мы решим что-то поменять в скрипте, то придется менять скрипт для каждой строки, что просто некрасиво с точки зрения кода.
2. Таблица в приложении будет всегда большой, придется руками удалять лишние строки, что тоже приводит к лишним ручным действиям.

Получается, что с помощью стандартного функционала решить задачу можно, но решение будет иметь несколько недостатков – как лишней «ручной» работы, так и прав доступа к документу.

Но мы легко получим вариант решения задачи без этих недостатков, если воспользоваться двумя функциями Академического ГиперРасширения 1С:Документооборота от Академии Документооборота. 

Для решения первого вопроса нам потребуется небольшая настройка:

1. включить использование функции «51 – Адресаты внутренних документов. Для 2.1 и 3.0» в АГР,
2. для вида документа указать флаг «Вести учет по адресатам» из стандартного функционала ДО (см. 1 на рисунке), 
3. для вида документа указать флаг «Использовать адресатов» (он появится, если включена настройка использования 51 функции АГР) (см. 2 на рисунке).

При такой настройке мы можем по-прежнему указывать в документе одного адресата, но при необходимости в конкретном документе включить перечисление нескольких сотрудников в качестве внутренних адресатов (появится новая закладка).

Включение возможности указания нескольких адресатов в конкретном документе происходит по кнопке.

Отметим, что для удобства пользователей наименование на форме можно поменять, например, на нашем скриншоте вместо «Адресаты» мы видим «Сотрудники на проекте».

При этом никакого влияния на закладку Доступ эта закладка не оказывает. Данная подзадача решена.

Перейдем к решению второй подзадачи - как вывести информацию по сотрудникам с этой закладки в таблицу в файле документа. 

Для вида документа мы настроили шаблон файла, в нем приложение выглядит следующим образом:

Обратите внимание, что таблица в шаблоне состоит только из одной заполняемой строки, а фактическое количество строк будет определяться скриптом. 

Все поля шаблона файла заполняются стандартным образом, а для заполнения нашей таблицы по сотрудникам мы включили использование функции «33 – Вставка таблиц в шаблон DOCX. Для 2.1 и 3.0». Стандартно 1С:ДО умеет заполнять только одну табличную часть "Товары и услуги". Данная же функция АГР позволяет автоматически заполнять в шаблонах файлов любую таблицу в формате docx.

Для этого в настройках заполнения необходимо скриптом прописать заполнение таблицы значений на закладке Доп.настройки. В нашем случае скрипт выглядит так:

Выше мы описали как с помощью двух функций АГР можно быстро реализовать требования нашего кейса, не внося никаких изменений в стандартную конфигурацию 1С:Документооборот. 

Теперь в каждом договоре мы можем указать сотрудников, задействованных в работе по этому договору, данными этих сотрудников будут автоматически заполняться файлы документов.

Таким образом мы снизили время по подготовке документов, а также защитили себя от случайных ошибок ручного заполнения. Файл заполняется автоматически, имеет требуемый вид.

Ну и в завершении отметим, что на текущий момент продукт Академическое ГиперРасширение содержит более 180 функций для более гибкой настройки и удобной работы с 1С:ДО. АГР работает как для конфигураций 1С:ДО 2.1, так и для 3.0. Все функции родились на основе запросов клиентов на проектах Академии Документооборота, используются в реальных компаниях.

Мы ежемесячно выпускаем новые релизы АГР (добавляем новые функции или расширяем функционал существующих), обновления доступны всем клиентам, имеющим активную подписку на обновления. Но продуктом можно пользоваться и не обновляясь, т.е. лицензия бессрочная.

При желании можно установить АГР в режиме демо-доступа на ограниченный период, а несколько функций можно использовать бесплатно неограниченное время. Установка не требует специальных знаний, последовательность действий подробно описана в инструкции, при необходимости можно обратиться в поддержку Академии Документооборота.

Академическое ГиперРасширение не требует изменения конфигурации 1С:ДО, не усложняет ее обновления.

В 2022 году программный продукт Академическое ГиперРасширение для 1С:Документооборота включен в Реестр программного обеспечения РФ, запись в реестре №13879 от 07.06.2022 произведена на основании поручения Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 07.06.2022 по протоколу заседания экспертного совета от 30.05.2022 №699пр.

Таким образом, с помощью функций "51 – Адресаты внутренних документов" и "33 – Вставка таблиц в шаблон DOCX" из Академического ГиперРасширения мы смогли решить сложный кейс без внесения изменений в стандартную конфигурацию 1С:Документооборот. Теперь сотрудники компании могут быстро и без ошибок формировать договоры с автоматическим заполнением данных о сотрудниках, участвующих в проекте.

Академическое ГиперРасширение — это не просто набор функций, а реальный помощник для бизнеса, который позволяет гибко настраивать 1С:ДО под свои нужды. Более 180 функций, регулярные обновления и поддержка делают этот продукт незаменимым инструментом для компаний, которые хотят оптимизировать свои процессы.  

Если вы еще не знакомы с АГР, рекомендуем попробовать его в демо-режиме.  Мы уверены, именно данный инструмент станет вашим ключом к решению сложных задач в 1С:Документооборот.