Главная → База знаний → ЮЗЭДО и электронные подписи → Настройка электронной подписи в 1С Документообороте

Автор: Владимир Лушников | Последнее обновление: 26 июля 2023

Добро пожаловать на обновленную страницу материала о настройке и использовании электронной цифровой подписи в 1С:Документообороте, который мы писали еще в далеком 18-м (хотя он актуален и по сей день). Вместе мы узнаем, как легко подписывать документы с использованием ключа электронной подписи (КЭП) и применять штампы ЭЦП для удостоверения подлинности документов. Кроме того, я покажу вам, как защитить ваши документы от нежелательных изменений, используя шифрование.

Хотим поделиться новостью, недавно в профильном журнале для делопроизводителей «Секретарь Референт» вышла наша статья по теме ЭП  — здесь можно скачать или посмотреть ее pdf-версию.

Настройка и использование электронной подписи и шифрования в 1С:Документооборот в клиент-серверном варианте на живых примерах подробно рассмотрена в видеокурсе.

Электронная подпись - обеспечивает юридическую значимость документов, аналогичная собственноручной подписи и печати на бумажном носителе. 

Благодаря криптографии и шифрованию, она обеспечивает более высокий уровень защиты от подделки. Подобно собственноручной подписи, ЭП связывает определенное лицо или организацию с документом или сообщением в электронной среде.

Но для нас важнее, что ЭЦП является эффективным инструментом для обеспечения целостности и подлинности электронных документов. Без нее невозможно вести официальный электронный документооборот (далее — ЭДО).

Давайте вместе разберемся с правовыми нюансами, а также особенностями ее настройки и использования в 1С:Документообороте в этой статье.

• Теория и закон
• Какие виды бывают и чем отличаются
• Как используется ЭЦП
• Порядок получения в ФНС
• Отличие ЭП от рукописной подписи
• Метка времени
• Видео-инструкция: как настроить ЭЦП в 1С:Документооборот

Шаг 1. Настройка программы

Шаг 2. Получение открытого и закрытого ключей

Шаг 3. Настройка ЭП и шифрования

Шаг 4. Подписание документов

Шаг 5. Шифрование в 1С:ДО

• Частые вопросы

1С:Документооборот поддерживает работу со всеми видами электронной подписи: простой, неквалифицированной и квалифицированной. 

Использование электронной подписи (ЭП) регламентируется ФЗ от 6-го апреля 2011-го года №63 «Об электронной подписи». Он определяет отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий (статья 1). 

Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе:

• электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию

• сертификат ключа проверки электронной подписи - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;

• квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (далее - квалифицированный сертификат) - сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи (далее - уполномоченный федеральный орган);

• владелец сертификата ключа проверки электронной подписи - лицо, которому в установленном настоящим Федеральным законом порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи;

• ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи;

• ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи (далее - проверка электронной подписи);

• удостоверяющий центр - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные настоящим Федеральным законом.

Ранее еще использовался термин «электронная цифровая подпись», но сейчас он устарел и в законе пришли к простому варианту — электронная подпись.

Существует 2 вида ЭП: простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. 

Усиленная ЭЦП в свою очередь тоже бывает двух видов: усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее — неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее — квалифицированная электронная подпись).

Простая электронная подпись — это электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Неквалифицированная электронная подпись — это электронная подпись, которая:

• получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

• позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

• позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

• создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись — это электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

• ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

• для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Базовый функционал позволяет проводить следующие действия:

• подписывать файлы, карточки документов, визы согласования и резолюции;

• проверять подписи;

• визуализировать отметку штампа ЭП;

• шифровать и расшифровывать файлы;

• обеспечивать обмен юридически значимыми документами через ЭДО;

• сдавать отчетность;

• участвовать в закупках;

• обращаться в государственные органы

В апреле 2023 налоговая немного упростила способы получения и перевыпуска квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи (КСКПЭП) до двух базовых способов:

1. Получение:

• В отделении ФНС: Лично посетите отделение ФНС и оформите заявление на бумажном носителе.
• Через официальный сайт ФНС: Войдите в Личный кабинет ЮЛ или ИП с использованием КСКПЭП и перейдите в раздел "Заявление на перевыпуск КСКПЭП". Для ЮЛ это можно сделать со страницы "Заявления. Запросы" раздела "КЭП", а для ИП - через пункт меню "Все сервисы".

2. Перевыпуск:

• Владельцы сертификата ключа проверки электронной подписи, получившие КСКПЭП в Удостоверяющем Центре ФНС России (Межрайонная ИФНС России №46 по г. Москве), могут самостоятельно перевыпустить КСКПЭП. 
• Для этого в Личном кабинете ЮЛ или ИП с использованием действующего КСКПЭП нужно перейти в раздел "Заявление на перевыпуск квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи".

Подробнее о порядке получения и перевыпуска ЭП рекомендуем уточнять в вашей налоговой или на сайте ведомства.

• Подпись – это рукописное и иногда стилизованное графически имя или другой графический знак под документом, идентифицирующий подписанта и означающий его согласие с текстом документа. Проверяется обычная подпись визуально (сличаем оригинал с подписью, поставленной на документе).

• В мире электронных документов подписание документа с помощью графических символов теряет смысл, т.к. подделать и скопировать графический символ можно бесконечное количество раз. Электронная Цифровая Подпись (ЭП) является полным электронным аналогом обычной подписи на бумаге, но реализуется не с помощью графических изображений, а с помощью математических преобразований над содержимым документа.

• Особенности математического алгоритма создания и проверки ЭП гарантируют невозможность подделки такой подписи посторонними лицами (неопровержимость авторства). Надежность и удобство использования ЭП не вызывает сомнений.

• Процедура проверки ЭП выполняется компьютером безошибочно, что позволяет избежать человеческого фактора, при проверке обычной подписи.

• ЭП дает информацию не только о лице, подписавшем документ, но и позволяет удостовериться, что сам документ не был изменен или подделан после подписания (аутентичность и целостность документа).

• Удобство в обмене, хранении и работе с электронными документами, имеющими юридическую силу.

Одним из компонентов ЭП является метка времени, которая показывает реальное время подписания документа в отличие от даты, указанной в самом документе.

Кроме заверения документов электронной подписью, вы можете удостоверять точное время их создания.

Использование меток времени в электронном документообороте позволит вам создавать официальное доказательство факта существования документа на определённый момент времени.

Метка времени — это подписанный ЭП документ, которым Служба метки времени удостоверяет, что в указанный момент времени ей было предоставлено значение хэш-функции от документа. Само значение хэш-функции также указывается в метке.

Область применения метки времени очень широка. С помощью метки времени можно проверять: Достоверность времени создания документа.

Метка времени на документе удостоверяет точное время создания этого документа для того, чтобы в последующем разрешать конфликты, связанные с его использованием. Таким образом, с помощью метки времени вы обеспечиваете неотрекаемость автора документа от своей подписи.

Для использования простой электронной подписи для 1С нужно издать нормативный документ внутри организации, в котором определить совершения действий в программе 1С:Документооборот правомочными. Пример такого приказа представлен в продукте «1С:Документооборот. Комплект нормативных документов. Методика построения делопроизводства».

Смотрите также → как устроен внутренний документооборот в 1С:Документооборот с точки зрения хранения  данных в расширенной статье Академии.

Для использования неквалифицированной ЭП помимо нормативного документа потребуется еще создать и поддерживать внутри организации собственный удостоверяющий центр (например, его можно развернуть на базе Microsoft Enhanced CryptoProvide, который входит в поставку MS Windows). Кроме того, нужно данный криптопровайдер настроить в 1С:Документооборот.

Для использования квалифицированной ЭП потребуется получить электронную подпись и специализированную программу (работающую через открытый протокол Windows Crypto API) в аккредитованном УЦ и произвести настройки этой криптопрограммы в 1С:Документооборот.

При использовании усиленных ЭП нужно организовать выдачу, изъятие и перевыпуск сертификатов для пользователей.

С помощью механизма электронной подписи можно:

• подписывать файлы, карточки документов, визы и резолюции, а также проверять подписи,

• шифровать и расшифровывать файлы,

• обеспечить обмен юридически значимыми документами через СВД, МЭДО или ЭДО.

В 1С:Документооборот можно использовать несколько криптопровайдеров.

Рассмотрим на практическом примере работу электронной подписи и шифрования в 1С:Документооборот:

1. Получим тестовые ключи.

2. Настроим ЭП в 1С:Документооборот.

3. Поставим подписи на документы.

4. Зашифруем файлы

Нам нужно получить закрытый и открытый ключи. Для учебных целей воспользуемся тестовыми ключами, полученными на тестовом удостоверяющем центре сертификации: http://www.cryptopro.ru/certsrv/.

На данной странице выбираем пункт меню "Сформировать ключи и отправить запрос на сертификат" и нажимаем кнопку "Далее".

Заполняем сведения о владельце сертификата, выбираем тип сертификата и нажимаем кнопку "Выдать".

Далее открывается окно выбора устройства, куда будет сохранен закрытый ключ ЭП. Выбираем съемный диск (флеш-накопителя, предварительно вставленного в USB-порт компьютера). Если флешки нет, то указываем устройство Реестр.

Далее запускается датчик случайных чисел. Нужно произвольно двигать мышь в разных направлениях, чтобы генерировались случайные числа.

Теперь надо ввести пароль на контейнер, где будет храниться закрытый ключ.

После нажатия на кнопку "OK" происходит копирование закрытого ключа на указанный диск. И система сообщает, что сертификат был выдан.
Далее нужно импортировать открытый ключ в хранилище сертификатов. Нажимаем на ссылку "Установить этот сертификат".

В новом окне вводим пароль на контейнер.

После нажатия на кнопку "OK" происходит импорт открытого ключа в хранилище сертификатов на локальном компьютере.

Давайте проверим список открытых ключей. Из меню программы "КриптоПро" открываем пункт меню "Сертификаты".

Открываем сертификаты текущего пользователя -> Личное -> Реестр -> Сертификаты: 

Двойным кликом откроем этот сертификат и посмотрим его реквизиты:

Перед установкой сертификатов нужно в список доверенных центров сертификации добавить тот центр, из которого мы получаем сертификаты.

Администратор должен в 1С:Документооборот выполнить следующие задачи:

• включить в настройках использование ЭП и шифрования,

• прописать все программы криптографии, которые будут использоваться в компании для работы с ЭП и шифрованием,

• при необходимости, привязать к программам обязательные для шифрования сертификаты,

• настроить за пользователей сертификаты (или помочь им настроить сертификаты).

Открываем настройки программы в 1С:Документооборот под Администратором. И устанавливаем флаги «Использовать электронные подписи», «Использовать шифрование» и нажимаем кнопку «Настроить». 

Выбираем полученный нами сертификат и нажимаем кнопку «Далее». 

Указываем пользователя, кто будет пользоваться данным сертификатом и организацию. В результате список действий администратора для добавления сертификата пользователю получается следующим:

• Прийти на локальный компьютер пользователя.

• Установить на компьютере пользователя крипто-программу.

• Установить сертификат пользователя в хранилище сертификатов.

• Добавить сертификат в 1С: Документооборот (под пользователем или под Администратором).

• Если сертификат устанавливался под Администратором, то указать пользователя, кто будет пользоваться данным сертификатом. 

Мы добавляли сертификат под Администратором, хотя в некоторых организациях пользователи сами будут добавлять свои сертификаты. Если пользователь сам добавляет свой сертификат, то пользователя перевыбирать не нужно. 

На закладке «Программы» указываем обязательный сертификат для шифрования. Его можно и не указывать, но все-таки указать желательно, чтобы можно было потом расшифровать файлы сотрудников, которые уволились или которые потеряли свои закрытые ключи. 

Выбираем сертификат Директора. Важно понимать, что так как в этом списке отображаются все личные сертификаты компьютера текущего пользователя, не зарегистрированные в программе, то для повторного выбора сертификата необходимо активировать флаг «Показать все».

И нажимаем кнопку «Обновить». Здесь стоит заметить, что появилась кнопка «Обновить» вместо «Готово». Это из-за того, что был выбран ранее зарегистрированный сертификат. По хорошему, обязательный для шифрования сертификат не должен использоваться кроме как для шифрования. Такой сертификат должен иметь другой класс защищенности и правильнее давать ему техногенное название, например, «Для шифрования файлов» и привязывать к администратору. В нашем случае мы используем в качестве обязательного ключа для шифрования ЭП Кислых (Директора). 

Обязательный сертификат для шифрования установлен. 

Откроем 1С:Документооборот под обычным пользователем и перейдем в персональные настройки. 

Открываем «ЭП и шифрование». 

Видим личный сертификат пользователя. Открываем его двойным кликом. 

Нажимаем кнопку «Проверить». 

Откроем исходящий документ и подпишем его электронной подписью. 

Нажимаем кнопку «Готово». 

Документ подписан. Появились подписи напротив файлов. Дальнейшее редактирование файлов, подписанных ЭП запрещено. 

На закладке ЭП можем видеть подписи к файлам и к карточке документа.

При настройке шифрования мы указали мастер-ключ для шифрования. Соответственно теперь этот сертификат будет обязательно добавляться в список пользователей, которые смогут расшифровать файлы. В папке файлов зашифруем два файла.

Указываем каким пользователям можно будет расшифровывать документ. В список сертификатов автоматически добавляются обязательные для шифрования сертификаты. Причем добавляются те, которые привязаны к программе криптографии, с которой связан выбранный сертификат.

Файлы зашифрованы.

1) Где  проверить сертификат электронной подписи в 1С?

Ответ: Найти и проверить личные сертификаты пользователя можно в разделе персональные настройки программы 1C Документооборот. Подробнее мы разобрали в шаге — подписание документов. (вставить ссылку якорь на 4 шаг) 

2) Как посмотреть срок действия сертификата ЭЦП?

Ответ: Нужно открыть настройки подключения: в форме 1С-Отчетность: меню «Настройки» — «Настройки обмена с контролирующими органами» — «Расширенные настройки» — «Настройки обмена с ФНС, Росстатом и СФР (бывш. ПФР)» — «Учетная запись документооборота»)

3) Как подписать электронной подписью документ в 1С?

Ответ:В правом верхнем углу открытого документа нажать «Еще» — «Документ» — «Подписать», ввести пароль к сертификату, при необходимости добавить комментарий, нажать «Готово».

4) Как использовать МЧД?

Ответ: МЧД — это машиночитаемая или электронная доверенность. Ее можно использовать как отдельным файлом, так и с пакетом подписанных документов.

5) В чем разница между СВД и ЭДО

Ответ: СВД работает только между базами 1С Документооборот и является лишь транспортом. Он не обеспечивает юридически значимый документооборот в соответствии с законодательством РФ. ЭДО же осуществляется через лицензированных операторов, что гарантирует его юридическую значимость. 

Настройка и использование электронной подписи и шифрования в 1С:Документооборот в клиент-серверном варианте на живых примерах подробно рассмотрена в видеокурсе.

1. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ  «Об электронной подписи» (в ред. от 28.12.2022).

2. Порядок продления и перевыпуска сертификатов КСКПЭП на сайте ФНС России.

4. Список аккредитованных УЦ на сайте Минцифры.

5. Удостоверяющий центр и пункты выдачи КЭП на сайте ФНС России.

6. Инструкция добавления электронной подписи в Microsoft Office.

7. Публикация нашего материала в Журнале «Секретарь Референт» (5-й номер 2023 год).