Что такое документ и как он используется 1С:Документооборот 8?

В 1С:Документооборот 8 используются разные типы хранилищ для документов - это и файлы, и документы (входящие, исходящие, внутренние). Что же такое документ и как его правильно использовать в программе 1С:Документооборот?

Согласно ГОСТ 7.0.8-2013 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения":

• «документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»;
• «официальный документ – документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке».

Ранее ГОСТ Р 51141-98 определял эти термины несколько иначе:

• «документ, документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»;
• «официальный документ – это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке».

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" документ (record) определяется как «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности». Как видим, термин документ в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 больше соответствует термину официальный документ в ГОСТ 7.0.8-2013.

В разделе 7.2 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определено, что "документ должен объективно отражать то, что сообщено или решено, или предпринято действие. Документ должен отвечать потребностям деловой деятельности, к которой он относится, и использоваться в целях отчетности". Там же определены характеристики документа:

• Аутентичность (документ является аутентичным, если он: соответствует установленным правилам; был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это; был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе).
• Достоверность (достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности).
• Целостность (целостность документа определяется его полнотой и неизменностью; необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения).
• Пригодность для использования (пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать).

Европейская спецификация MoReq2 "Типовые требования к управлению электронными официальными документами" вводит такие понятия документов:

• Document – это записанная информация или объект, которые могут быть обработаны как отдельная единица. Переводится как "документ", "неофициальный документ", "информационный документ". Означает любой информационный материал, рассматриваемый как отдельная единица.
• Record – информация, составленная, полученная и сохраняемая организацией или лицом, как свидетельство в соответствии с требованиями закона или бизнеса. Дословный перевод "запись" не используется в российской делопроизводственной практике. Переводится как "официальный документ". Информация, значимая для компании, выступающая как свидетельство решений, событий. Официальный документ (Record) хранится и обрабатывается особым образом. Основное свойство официального документа – его неизменность. Официальный документ проходит процедуру классификации, регистрации и защиты от внесения изменений.
• Authoritative Record (правовой официальный документ) – это официальный документ со следующими характеристиками: аутентичность, надежность, целостность, пригодность к использованию. Цель системы управления документами должна состоять в том, чтобы официальные документы, хранимые в них, являлись правовыми.

В следующей таблице приведено сравнение этих трех понятий:

Какие же хранилища данных используются в 1С:Документооборот 8 для разных терминов 1С:Документооборота?

Можно выделить следующие особенности обработки документов в 1С:Документооборот:

• Файлы и проекты документов можно модифицировать.
• Зарегистрированные документы защищены от изменения.
• Проекты документов после регистрации становятся официальными документами.

В системе электронного документооборота 1С ДО документы делятся на входящие, исходящие и внутренние. В статье "Классификация видов внутренних документов" рассказывается о том, как в 1С:ДО можно разделить внутренние документы на разные группы.