Не смотря на то, что система 1С:Документооборот изначально возникла, как система организации классического делопроизводства на основе бумажного документооборота, со временем в основу организации процедур документооборота был заложен процессный подход. Сейчас в системе 1С: Документооборот одним из самых важных разделов является подсистема «Управление процессами».
Благодаря использованию процессного подхода стало возможно выстраивать внутренние процедуры обработки информационно-документационных потоков, основаниями и результатами которых часто являются даже не официальные документы в классическом определении, а запросы, потребности, проблемы и управленческие решения по ним.
Бизнес-процессы в 1С:Документооборот можно разделить на две группы: элементарные процессы и комплексные процессы. В 1С:Документооборот как известно существуют 8 элементарных бизнес-процессов : исполнение, ознакомление, поручение, рассмотрение, регистрация, согласование, утверждение / подписание, приглашение.
В системе можно реализовать любую процедуру или регламент в виде последовательности действий, состоящей из элементарных бизнес-процессов. Данная последовательность действий - Комплексный процесс – позволяет структурировать и обработать практически любой информационный поток, получить в результате этой обработки продукт, необходимый для решения большинства организационных вопросов в современной компании.
Для пользователя системы 1С:Документооборот шаги бизнес-процессов визуализированы в виде задач. Интерфейс каждой задачи жестко определен настройками того элементарного бизнес-процесса, результатом которого является задача. Например, в базовом функционале системы все задачи типа «Согласовать» выглядят у пользователей одинаково: в задаче есть автор, исполнитель, три кнопки для выполнения и т.п.
Иногда настройки кнопок элементарных процессов не всегда по смыслу подходят для процедуры обработки конкретного бизнес-процесса. Например, в задаче типа «Согласование», предметом которой является Заявка на оплату, может потребоваться дополнительные разъяснения для пользователей, в каких случаях необходимо нажимать кнопку «Согласовано», а в каких – «Согласовано с замечаниями». Как правило, в компании прописывают порядок действий пользователя в инструкциях, но не все пользователи ему следуют.
Гораздо информативнее и дружелюбнее для пользователя выглядит интерфейс карточки задачи, в которой на кнопке указывается то действие, которое по этой кнопке будет осуществлено. Так, например, для Заявки на оплату было бы логично вместо стандартного текста «Согласовано» на кнопке иметь возможность указать «Согласовано (в рамках бюджета)», а на кнопке «Согласовано с замечаниями» - «Согласовано (вне бюджета)».
Базовый функционал системы 1С:Документооборот не позволяет настолько гибко оперировать интерфейсом задач. Для реализации данных возможностей«Академия документооборота Лушников и партнеры» разработала расширение конфигурации 1С:Документооборот «Настройка кнопок процессов», входящее в пакет Академического ГиперРасширения.
С описанием функции можно ознакомиться здесь
Данная функция позволяет управлять не только текстом на кнопке задач, но и цветом текста и даже видимостью самой кнопки. Таким образом, например, для задачи Согласование можно просто отключить видимость кнопки «Согласовано с замечаниями», так как не всегда пользователи используют ее по тому назначению, которое заложено методологией системы.
Другой интересный кейс использования данной функции - для задачи «Ознакомиться с результатом согласования». Как известно, в базовом функционале эта точка маршрута задачи имеет две кнопки: «Завершить согласование» и «Повторить согласование». Для рядового пользователя эти формулировки очень похожи по смыслу, но в системе по кнопке «Завершить согласование» происходит полная остановка процесса обработки, а по кнопке «Повторить согласование» происходит возврат на согласование отклонившему лицу. Если пользователь ошибается и нажимает не на ту кнопку, восстановить процесс порой бывает возможно только через специалиста службы поддержки пользователей.
Для минимизации таких ошибок пользователей достаточно в настройках кнопок шаблона процесса изменить наименование на кнопке. В данном примере это реализовано следующим образом: кнопка «Завершить согласование» переименована в «Остановить процесс».
Интерфейс задачи «Ознакомиться с результатом согласования» у пользователя теперь выглядит так:
Таким образом ошибки пользователей практически исключены в данной ситуации.
Резюмируя возможности использования функции «Настройка кнопок процессов» Академического ГиперРасширения, можно справедливо заметить, что эта функция позволяет гибко настраивать не только внешний вид задач в системе 1С:Документооборот, но и сократить количество распространенных ошибок пользователей и, как следствие, обращений в службу поддержки и трудозатрат специалистов этой службы.
Связанные статьи
авторизуйтесь