«А в предыдущей системе было не так»: как участник Клуба Академии внедрил 1С:Документооборот для 1000 рабочих мест

Проект внедрения 1С:Документооборот 3.0 в АО «Корпорация „Тактическое ракетное вооружение“» стал победителем конкурса «Проект года 1С» в номинации «Лучший региональный проект» по Центральному федеральному округу.

Одним из главных участников проекта стал Евгений Евтеев — аналитик, ученик Академии и участник нашего Клуба. Именно он отвечал за настройку 1С:Документооборота и адаптацию системы под процессы предприятия.

Мы поздравляем Евгения с победой и хотим  рассказать, как проходило внедрение, чего опасалась команда перед запуском и почему фраза «а давайте просто передвинем это поле» иногда требует почти детективного расследования.

Масштаб предстоял серьёзный: около 1000 рабочих мест, более 250 подразделений и свыше 50 видов документов. В систему должны были перейти входящая и исходящая корреспонденция, служебные записки, организационно-распорядительные документы, договоры и закупочная деятельность.

При этом в компании был только один специалист по 1С:Документообороту.

«Если говорить именно о системе, все настройки я выполнял лично. Сотрудники ИТ помогали описывать предметную область и бизнес-процессы, а также участвовали в обучении и взаимодействии с подразделениями», — рассказывает Евгений.

Проект получился самостоятельным, но не одиночным. Евгений настраивал систему, а ИТ-команда помогала разобраться в процессах предприятия, организовать работу с сотрудниками и подготовить запуск.

Работа началась в феврале 2025 года. Сначала команда изучила процессы и сформулировала основные требования, затем перешла к проектированию и настройке системы.

На детальную настройку отвели 14 недель, ещё восемь недель заняли обучение сотрудников и адаптация интерфейсов.

По словам Евгения, сроки изначально рассчитали с запасом, поэтому ощущения «мы ничего не успеваем» не возникало:

«Если бы времени не хватало, в первый релиз просто не вошли бы менее важные опции и настройки. Всё это заранее обсуждалось с заказчиком».

Такой подход помог сохранить главное: система должна была начать работать точно в срок. Дополнительные пожелания можно было перенести на следующие этапы, не ставя под угрозу весь запуск.

Одной из главных сложностей стало сопротивление пользователей. Для многих сотрудников новая СЭД была непривычной, поэтому команда регулярно слышала:

«А в предыдущей системе было не так!» «А переделайте карточку!» 

«А переименуйте поля!» 

«А поменяйте их местами!»

Знакомо, правда?

Однако за просьбой передвинуть поле иногда скрывается реальная проблема, а иногда просто желание вернуть привычный интерфейс.

«Работа с сопротивлением — часть функционала. Ты ищешь, в чём истинная потребность: действительно ли нужно изменить форму или настройку. Но иногда заказчик и сам не знает зачем. Тогда меняешь интерфейс, фиксируешь это в документации и проводишь своего рода A/B-тест», — объясняет Евгений.

Так команда отделяла необходимые изменения от привычки пользователей к старой системе. Карточки документов адаптировали под внутренние стандарты предприятия: переименовывали и скрывали поля, добавляли реквизиты, готовили печатные формы и специальные отчёты.

Перед промышленным запуском систему проверила фокус-группа из представителей подразделений. Она помогла протестировать рабочие сценарии и заранее увидеть вопросы, которые могли возникнуть у сотрудников.

Главное опасение Евгения было связано не с самой системой:

«Из-за большого объёма работы мы боялись, что не успеем обучить всех сотрудников, а не только ключевых пользователей».

Команда проводила демонстрации и мастер-классы, готовила пошаговые инструкции для подразделений и функциональных ролей. Параллельно обучали сотрудников, которые должны были заниматься дальнейшей технической поддержкой.

В итоге все подразделения перешли на 1С:Документооборот одновременно и точно в запланированный срок.

Руководитель ИТ уже после запуска заметил: «Я в первый месяц уже домой вовремя уходил». А руководитель проекта назвал это внедрение самым быстрым и лёгким из тех, в которых ему приходилось участвовать.

Пожалуй, для корпоративного внедрения это почти высшая форма признания.

Одним из условий проекта стало максимальное использование типового функционала 1С:Документооборота 3.0. Нужно было адаптировать систему под процессы предприятия, не превращая конфигурацию в набор сложных доработок, которые затем мешают обновлениям.

Часть требований закрыли с помощью 20 функций Академического ГиперРасширения. 

В проекте использовали:

• настройку кнопок процессов;

• расширенную схему жизненного цикла договоров;

• вывод листа согласования в описание задачи;

• конвертацию файлов и вставку штампов;

• заполнение таблиц в шаблонах документов;

• множественный выбор адресатов и дополнительных реквизитов;

• раздельную регистрацию документов.

Для консультаций по возникающим вопросам Евгений также использовал годовое участие в Клубе Академии Документооборота.

В результате основную часть требований удалось реализовать настройками типового функционала и готовыми возможностями АГР. Небольшое количество отдельных доработок выполнили через расширения, поэтому система сохранила возможность нормально обновляться.

Сегодня в системе около 350 активных пользователей, а всего она рассчитана примерно на 1000 рабочих мест. Ежедневно сотрудники создают порядка 500 документов.

Но дата запуска не стала финальной точкой.

«Даже спустя год после запуска я уделяю много времени поддержке продукта», — говорит Евгений.

Компания продолжает развивать систему: планирует запуск договорной и закупочной деятельности, блока «Мероприятия», интеграцию с 1С и личным кабинетом руководителя.

А самым запоминающимся моментом для Евгения стало вовсе не объявление результатов конкурса:

«Запомнилось первое знакомство с командой, старой системой и понимание, что мы справимся, если будем работать сообща».

Кажется, именно с этого и начинаются хорошие проекты. Победа в конкурсе приходит уже потом.

Когда читаешь о завершённом проекте, всё выглядит довольно стройно: изучили процессы, настроили систему, обучили пользователей и запустились в срок.

За кадром остаются десятки решений: какие пожелания действительно важны, где достаточно типовой настройки, когда использовать готовую функцию АГР и что отвечать на очередное «а раньше это поле стояло слева».

Именно такие вопросы мы разбираем в Клубе Академии Документооборота вместе с практиками, которые каждый день работают с реальными внедрениями.

Следующая встреча состоится 8 октября. Если вы внедряете или сопровождаете 1С:Документооборот, приходите обсудить свои задачи, получить совет коллег и посмотреть, как похожие вопросы решают на других проектах.

Возможно, следующая история победителя будет уже о вашем проекте. Но сначала придётся разобраться, действительно ли то самое поле нужно передвинуть 😉

Узнать подробнее и присоединиться к встрече Клуба