Как сохранить договоры и базу контрагентов при смене сотрудников: запись вебинара

Договор согласован и подписан, контрагент прислал скан. Можно ли считать работу с документом завершённой? Иногда отсутствие бумажного оригинала обнаруживается только тогда, когда договор срочно нужен — например, при подготовке к судебному спору.

Ещё сложнее восстановить картину, если сотрудник, который вёл договор, уже уволился. Где он хранил документы? Кому отправлял запрос на возврат оригинала? У кого остались контакты представителя контрагента?

23 сентября мы провели вебинар «Как защитить оригиналы договоров и базу контрагентов при оптимизации штата с помощью 1С:Документооборота ПРОФ». Аналитик Академии Документооборота Анастасия Букреева разобрала реальные ситуации из практики внедрения и показала, как организовать работу в «1С:Документообороте 3.0 ПРОФ».

Если вы не смогли присоединиться, делимся записью. Ниже рассказываем, какие темы затронули и чем видео будет полезно.

Начали вебинар с ситуаций, знакомых многим компаниям: договоры лежат в папках на общем диске, сведения о них заносят в Excel, а переписку и контакты контрагентов сотрудники хранят в личной почте и мессенджерах.

При таком подходе трудно понять, насколько актуален реестр, где находится последняя версия договора и вернулся ли подписанный оригинал. После увольнения ответственного сотрудника приходится заново собирать информацию.

На вебинаре обсудили, как перейти к работе в единой системе, чтобы документы, контактные данные и зафиксированная история взаимодействия оставались доступны компании при смене сотрудников.

В демонстрационной базе показали, как выглядит реестр договоров и какие сведения можно вывести в список: регистрационный номер, автора, дату подготовки, сумму и другие реквизиты.

Разобрали, как отбирать документы по виду, организации и периоду, а также как по обозначениям в реестре понимать, продолжается ли обработка документа и приложена ли скан-копия оригинала.

Отдельно показали связи между документами. Например, из соглашения о расторжении можно перейти к договору, к которому оно относится. Это помогает быстрее разобраться в комплекте документов.

Этот фрагмент стоит посмотреть тем, кто сегодня ведёт реестр вручную и хочет увидеть, как можно организовать его в программе.

Одна из ключевых тем вебинара — контроль договоров, оригиналы которых ещё не получены.

В записи показали:

— как отражается наличие скан-копии оригинала; 

— как настроить уведомления об отсутствующих оригиналах; 

— как сформировать отчёт «Контроль наличия оригиналов»; 

— как увидеть ответственных за документы и использовать отчёт для дальнейшей работы с ними.

При этом разобрали важный нюанс: система не может самостоятельно проверить, поступил ли бумажный оригинал в компанию. Если сотрудник прикрепит присланный контрагентом скан и отметит его как оригинал, сведения в программе могут расходиться с фактическим наличием документа.

Поэтому вместе с настройками нужен понятный порядок действий: кто получает оригинал, кто сканирует его и в какой момент отражает получение в системе. Вебинар поможет оценить не только возможности программы, но и организационные изменения, необходимые для достоверного учёта.

Не всегда удаётся вспомнить номер или точное название документа. Иногда известно лишь, с каким контрагентом заключён договор и что его сумма превышает определённое значение.

На вебинаре показали поиск по реквизитам, сочетание условий и сохранение поисковых фильтров. В одном из примеров договор искали по контрагенту и сумме свыше 100 тысяч рублей.

Этот раздел будет полезен сотрудникам, которые регулярно ищут документы для бухгалтерии, руководителя или юридического отдела.

Единая база должна учитывать, кому разрешено работать с конкретными договорами.

В записи разобрали предоставление доступа сотрудникам, ролям исполнителей, рабочим группам и подразделениям. Показали, что права на просмотр и создание документов можно настраивать отдельно.

В ответах на вопросы дополнительно рассмотрели локальных администраторов и пояснили, что пользователь с полными правами администратора имеет доступ ко всем документам системы.

Этот фрагмент поможет понять, какие настройки следует обсудить при организации работы с конфиденциальными документами.

В заключительной части участники задали вопросы о повседневной работе с системой. Среди них:

— стоит ли включать в обработку отдельную задачу на получение оригинала; 

— как использовать роли файлов для хранения скан-копий; 

— почему появляется предупреждение, что версия согласованного файла отличается; 

— чем обычный лист согласования отличается от листа согласования с историей; 

— чем отличаются возможности редакций и версий «1С:Документооборота».

Обсуждение будет интересно и тем, кто уже работает в программе: оно помогает обратить внимание на нюансы настроек и сопоставить их со своими процессами.

Руководителям — чтобы оценить, насколько работа с договорами зависит от конкретных сотрудников и какая информация останется в компании после их ухода.

Юристам и бухгалтерам — чтобы увидеть инструменты поиска договоров и контроля получения оригиналов.

Специалистам по документообороту — чтобы разобраться в реестре, уведомлениях, отчёте и порядке отражения полученных документов.

Специалистам 1С и ответственным за внедрение — чтобы познакомиться с показанными настройками и понять, насколько они подходят для задач компании.

На вебинаре мы показали, как решать эти задачи средствами редакции ПРОФ, и рассказали о формате быстрого запуска с предварительным экспресс-обследованием.

Если вы не были на вебинаре, обязательно посмотрите запись. В видео можно проследить действия в программе и увидеть, как связаны реестр договоров, контроль оригиналов, поиск и права доступа.

Смотреть запись вебинара

Хотите организовать такую работу в своей компании? Оставьте заявку на бесплатное экспресс-обследование. Обсудим ваши процессы и определим состав, сроки и стоимость работ.