Часть 2: Работа с документами в редакции 3.0

Рис. 1. Варианты синхронизации доступа при настройке связей: Копировать и Расширять

Менять глубину иерархии отображаемых связей. По умолчанию вы видите три уровня связей, но при желании имеете возможность настроить опцию под свои нужды.

Настраивать отображение связи. В настройках связи можно указать является ли она важной (будет отображаться в связях документов) или нет.

Обработка документов – ключевая возможность, ради которой используют 1С:Документооборот. Она может включать в себя как готовые минимальные делопроизводственные процессы  (согласование, утверждение, исполнение), так и сложные схемы жизненного цикла документа в организации.

Именно механизм обработки документов максимально изменился в новой редакции. И главное, что комплексные процессы более не используются в обработке документа.

В редакции 2.1 при запуске процесса по документу пользователь не имел возможности быстро понять, кто какие действия будет выполнять, не без сложностей добавлял исполнителей (ответственных за согласование документа или сотрудников для списка рассылки, например) – это часто решалось доработками. В редакции 3.0 все устроено гораздо удобнее. Вы можете:

Задействовать закладку Обработка. В ней сразу отображается, какие действия предусматривает обработка документа, кто их выполняет и на каком этапе находится документ.

Использовать шаблоны процессов — как атомарных, так и комплексных тоже можно, но не для обработки документов, а для неких независимых процессов, которые могут задействовать и документы, но не меняют их состояние.

Такой подход существенно облегчает работу пользователей, но есть и проблемы.

1. В редакции 2.1 один шаблон комплексного процесса можно было использовать для разных видов документов. В редакции 3.0 обработка настраивается строго для одного вида документа (хотя несложно ее скопировать и добавить в другой вид документа).

2. В редакции 2.1 в комплексных процессах можно использовать несколько предметов. То есть запуская из одного документа процесс, вы имели возможность сразу выполнять действия и для другого документа. В редакции 3.0 подобная схема работы не предусмотрена, хотя ее можно настроить, если использовать Академическое ГиперРасширение для программы «1С:Документооборот» или бесплатно распространяемую редакцию Академического ГиперРасширения «Старт».

Такое изменение функционала в редакции 3.0 требует серьезного анализа при переходе с 2.1. Перечислим важные моменты, на которые стоит обратить внимание.

• В редакции 3.0 надо заполнить настройки обработки вида документа (указывать действия, режим автозапуска, условия запуска, проверку выполнения и правила эскалации, заполнить правила обработки (исполнители, условия их вызова, сроки, конкретные наименования и пр.)). При необходимости – скорректировать схему обработки..

• В при переходе на редакцию 3.0 полезно подумать, как уменьшить количество видов документов за счет использования тематик и возможности гибкой настройки правил обработки.[ОМ1] [АС2] 

• В редакции 2.1 шаблоны процессов настраивались с использованием условий и ветвлений на множество аналогичных действий вместо одного (например, несколько разных согласований с разными сотрудниками, которые отвечают за согласование). В 3.0 так делать не рекомендуется по целому ряду причин.

• В редакции 2.1 при запуске комплексного процесса по документу указывались его предметы. В редакции 3.0 в обработке первого документа надо предусмотреть действие Исполнение для создания и запуска обработки второго документа (либо сделать это скриптом). То есть в такой ситуации будет два документа и две обработки по ним.

• В редакции 3.0 действия Рассмотрение и Исполнение объединены в одно с названием Исполнение.

• В редакции 3.0 установили этапы Согласования, что позволяет аккуратно и гибко настраивать даже сложные согласования. Стоит использовать эту возможность при настройке обработок, а не просто переносить схему из 2.1.

• В редакции 3.0 появилась возможность отключать режим Согласование с замечаниями в настройках параметров работы процессов, обработок и задач. Важно! Отключать и включать эту функцию можно сразу для всех видов документов. В целом логика работы режима не изменилась. Но! Поскольку пользователи часто некорректно трактуют логику, заложенную в этом режиме, лучше всегда отключать указанную настройку.

• В обработках в редакции 3.0 можно использовать только схемы (таблицы более не применяются).

• В редакции 3.0 с учетом изменившейся архитектуры конфигурации нужно будет скорректировать скрипты.

Можно настроить автоматический запуск обработки при наступлении определенного события в системе . В редакции 2.1 была аналогичная опция, но имела свои недостатки. В частности, система не умела проверять, запущен или нет процесс, и всегда при закрытии предлагала его запустить. В редакции 3.0 эту проблему решили (рис. 2).

Рис. 2. Настройка режима автозапуска обработки документа

Разработчики советуют использовать Режим автозапуска всегда, просто указывая условия для запуска обработки.

Иногда возникает потребность запретить запуск обработки документа, если не выполнены некоторые условия. Например, не заполнен файл с определенной ролью.

В редакции 2.1 напрямую сделать это было нельзя. Требовалось добавить условие в схему и, если файл отсутствовал, создать исполнителю соответствующую задачу. В редакции 3.0 решение усовершенствовали. Теперь вы можете:

Получать предупреждение при применении условия запуска в аналогичной ситуации. Из этого сообщения сразу поймете, какая проблема мешает вам запустить обработку (рис. 3).

Рис. 3. Предупреждение пользователю при использовании условий запуска обработки документа

В документообороте присутствует несколько действий: Подписание, Согласование, Утверждение, Регистрация, которые предполагают положительный или отрицательный результат. Например, документ может быть подписан или не подписан.

Теперь задача на ознакомление с результатом придет только для отрицательного результата (документ не подписан, не согласован и т.д.). В случае положительного – задача не создается, но отправляется уведомление на электронную почту.

Кроме того, можно разделить, кто выступает автором задачи (например, секретарь), а кто должен обрабатывать замечания, возникшие в ходе согласования документа (ответственный сотрудник) (рис. 4).

Рис. 4. Поле Ответственный за документ для указания сотрудника, который будет обрабатывать замечания по документу

В программе редакции 2.1 существовала проблема с задачами Ознакомление, когда процесс ждал окончания задачи ознакомления и не двигался далее. Иногда возникали такие ситуации, в ходе которых ознакомление затягивалось надолго по разным причинам, и обработка документа не завершалась. В редакции 3.0 эту проблему решили. Теперь вы можете:

• Использовать вариант (по умолчанию), когда обработка не ждет завершения команды Ознакомление, а продолжается далее.

• Использовать старую схему работы, при которой обработка не идет далее, пока не выполнено действие Ознакомление (рис. 5).

Рис. 5. Настройка необходимости ожидания для действия Ознакомление

При длительной обработке каких-то документов может возникнуть ситуация, когда в ходе процесса меняются исполнители: кто-то уволился, кто-то был переведен на другую должность. И конечно, хочется, чтобы задачи приходили на новых, «правильных» сотрудников. В редакции 3.0, в отличие от 2.1, эту проблему решили. Теперь вы можете:

• Указывать, в какой момент должно произойти разыменование контейнеров до конкретных сотрудников (рис. 6).

Рис. 6. Варианты настроек, в какой момент должно проходить разыменование

• Указывать роль, подразделение и т.д. при настройке действия и быть уверенными, что конкретные сотрудники появляются в зависимости от настройки (при заполнении обработки, при запуске в обработку или перед началом выполнения конкретного действия).

Обратите внимание! Иногда участники процесса хотят сразу видеть, на кого будут направлены задачи в рамках обработки. Тут остается или договариваться с пользователями, или считать, что описанная в данном разделе проблема для компании неактуальна, и использовать вариант При заполнении обработки.

В ходе работы может возникнуть необходимость изменить участников действий: добавить или удалить кого-то из согласовантов, например. В редакции 3.0 эту проблему решена. Теперь в соответствующей настройке вы можете:

Указывать можно лименять участников в действии обработки и если да, то как. Допустимы варианты Запрещено, Разрешено, Разрешено, если не задано в настройках и Разрешено только добавлять (рис. 7).

Рис. 7. Настройка возможности менять участников действия в обработке документа

Указывать особые настройки для конкретного этапа действия. Использование этой возможности тесно связано с механизмом вытеснения, который описан в следующем пункте.

Часто по одному документу сотрудник получает задачи Согласование и Подписание. В зависимости от ситуации может возникнуть потребность оставить две из них или, наоборот, убрать (вытеснить) сотрудника из согласования, сохранить лишь подписание. В редакции 2.1 реализовать подобное решение было невозможно. В редакции 3.0 его осуществили. 

Теперь вы можете:

Указывать тех исполнителей, которые должны получить задачу обязательно на определенном этапе согласования. Буквально устанавливать напротив каждого отметку — «замочек» (рис. 8).

Рис. 8. Настройка обязательной отправки задачи участникам

Этот режим есть только в редакции 3.0. Он подразумевает преобразование документа в HTML при согласовании и одновременную координацию действий сотрудников по согласованию с возможностью оставлять замечания и комментарии.

К сожалению, в реальности режим функционирует тяжело. Пользователи должны обладать уверенными навыками работы и понимать логику процесса. Многие организации отказываются применять такой режим именно из-за недостаточного уровня знаний и компетенций персонала.

При настройке вида документа всегда должно быть хотя бы одно правило обработки. При этом оно может быть уточнено, конкретизировано для каких-то разрезов. Речь о различных вариантах обработки документов, которые настраиваются в соответствии с бизнес-логикой предприятия. В качестве разрезов могут выступать тематики документов, организации и подразделения. Именно подобную функцию реализовали в редакции 3.0 (рис. 9).

Рис. 9. Опция Разрез правила обработки для настройки правил обработки документа

Используя эту опцию, теперь вы можете:

• Видеть общее правило обработки для конкретного документа. Оно будет собираться снизу вверх, приоритет всегда остается за нижней по иерархии настройкой (рис. 10).

Рис. 10. Иерархия правил обработки документов

• Уменьшать количество видов документов, если они отличаются только правилами обработки. И все благодаря достаточно гибкому механизму. Так, с его помощью вы можете настроить одинаковые правила для всех тематик документа, кроме одной, а для этой одной правила разделить по организациям.

Обратите внимание! Есть одна тонкость, которая касается программы «1С:Документооборот» и облегчает ее настройку. Если по каким-то причинам для определенных документов вам не надо использовать какое-то действие в обработке, то достаточно просто не указывать в нем исполнителя.

Главный вопрос, который может возникнуть в связи с разрезами: а почему не применять просто условия выбора исполнителя (рис. 11)?

Рис. 11. Настройка условий выбора исполнителей действия

Применять условия реально, но при этом возникнут проблемы или неудобства, зависящие от настройки Разворачивать до конкретных сотрудников. В разных комбинациях вы можете видеть на закладке Обработка в документе лишних исполнителей (пусть и серым цветом) или, наоборот, терять часть исполнителей из-за того, что закладка Обработка обновляется автоматически только при изменении ключевых реквизитов документа. (Здесь мы не будем останавливаться на разборе всех возможных ситуаций.) При использовании разрезов правил обработки (например, для тематик документа) исполнители всегда отображаются корректно.

При работе в редакции 2.1 часто возникали жалобы на подписание бумажных документов. Если отправлять задачу на подписанта, то он возмущался, зачем ему еще и в программе заниматься ею. (Иногда руководитель в принципе мог не работать в «1С:Документообороте»). Приходилось закрывать его задачу или формировать новую – Обеспечить подписание – вместо подписания. (С точки зрения отражения информации, последний вариант не самый удачный: данные о том, кто именно подписал документ, не были видны.)

В редакции 3.0 эту проблему решили – добавили опцию Обеспечение подписания. Теперь вы можете:

Указывать в правилах обработки не только подписанта, но и ответственного за «обеспечение». Речь об исполнителе, который распечатает согласованную редакцию и лист согласования, передаст документ в приемную руководителя или непосредственно подписанту.

Обратите внимание! Даже если способ подписания указан «на бумаге», то программа будет корректно работать для всех документов. Для бумажных формируется задача обеспечивающему подписание, а для электронных – задача подписания самому подписанту (рис. 12).

Рис. 12. Настройка действия для использования, обеспечивающего подписание

В случае бумажного документа сотрудник, обеспечивающий подписание, получит задачу, которая предполагает распечатку, передачу на подпись документа и отражение в программе. В ней он имеет возможность зафиксировать как положительный, так и отрицательный результат. То есть отразить, что документ не подписан (рис. 13).

Рис. 13. Пример задачи, которая приходит обеспечивающему подписание

В результате при подписании документа в программе будут отражаться сведения о фактическом подписанте.

Обратите внимание! Есть одно ограничение данного механизма: у каждого подписанта в действии может быть указан только один сотрудник, обеспечивающий подписание. Иногда это бывает неудобно. В таких случаях делайте несколько строк для подписантов и указывайте условия их использования. Тогда в каждой такой строке будет свой обеспечивающий подписание.