Вебинар | День открытых дверей Клуба Академии Документооборота | 29 мая в 11:00 Подробнее →
Вебинар | День открытых дверей Клуба Академии Документооборота | 29 мая в 11:00 Подробнее →
Вебинар | День открытых дверей Клуба Академии Документооборота | 29 мая в 11:00 Подробнее →
Главная → База знаний → Автоматизация менеджмента качества
Внедрение автоматизации СМК с использованием 1С Документооборот 3.0
Автор: Анастасия Карлсон | Опубликовано: 23 декабря 2024 | 🕐 8,5 мин.чтения
Компании работают с большим объемом регламентов, инструкций, отчетов и другой документации, связанной с системой менеджмента качества (СМК). Однако часто возникает проблема неопределенности — сотрудники не всегда понимают, какие процедуры выполнять и в каком порядке. Если эти процессы не автоматизированы, это приводит к хаосу в данных, ошибкам и отклонениям от установленных стандартов. Автоматизация процедур СМК на базе СЭД «1С:Документооборот 3.0» позволяет навести порядок, четко регламентировать действия сотрудников и оптимизировать управление качеством.
Что такое СМК
Система менеджмента качества (СМК) на предприятии или в организации — это набор процессов и процедур, которые помогают управлять качеством продукции или услуг. Она включает в себя разработку стандартов и регламентов, контроль их соблюдения, а также регулярное улучшение всех бизнес-процессов с целью повышения эффективности работы.
Простыми словами, СМК помогает компании работать более слаженно, соблюдать требования клиентов и соответствовать международным стандартам, обеспечивая высокое качество на всех этапах производства или предоставления услуг.
Почему необходима автоматизация СМК?
В условиях сложной структуры и большого объема задач на средних и крупных предприятиях контроль качества часто выходит из-под управления одного человека. Многие мелкие ошибки остаются необработанными, что тормозит процесс постоянного улучшения. В итоге качество продукции или услуг не повышается, несмотря на формальные регламенты и процедуры.
Автоматизация СМК на базе цифровых решений позволяет систематизировать выполнение всех процедур и запускать их в нужные моменты автоматически. Система сама напоминает сотрудникам о необходимых действиях, устраняя зависимость от уровня подготовки и ответственности конкретных специалистов. Каждый этап процесса фиксируется и контролируется системой, что позволяет выявлять проблемы, анализировать их и оперативно решать. Современные инструменты управления документами и задачами в 1С:Документооборот 3.0 позволяют минимизировать ошибки, обеспечить соблюдение стандартов и поддерживать высокий уровень качества.
Основные цели автоматизации:
- Сокращение сроков работы по процессам за счет настроенных маршрутов и автоматически формирующихся задач.
- Уменьшение количества ошибок за счет автоматизации процессов.
- Повышение контроля выполнения задач.
- Обеспечение соответствия международным стандартам (например, ISO 9001).
- Централизация управления документацией помогает избежать потерь данных и обеспечивает актуальность информации на всех этапах работы.
- Оптимизация бизнес-процессов с помощью автоматизированных инструментов для создания, согласования и утверждения документов.
Пример функциональных возможностей 1С:ДО для автоматизации СМК
Современные системы менеджмента качества требуют четкого контроля и управления всей документацией. Неслучайно специалисты Академии Документооборота, опираясь на собственный опыт внедрений на крупнейших предприятиях, выбрали именно платформу 1С, как основное решение для автоматизации СМК. Рассмотрим подробнее преимущества и функциональные возможности автоматизации СМК на базе 1С:ДО.
В этом видео Владимир Лушников поделится опытом автоматизации СМК с использованием 1С:Документооборот 3.0 на примере Академии Документооборота.
- RUTUBE - плеер
- YOUTUBE - плеер
Управление документами:
- Единое хранилище документов: все рабочие документы, регламенты, инструкции и протоколы хранятся централизованно в электронном архиве.
- Версионирование: поддержка версий документов позволяет отслеживать изменения и возвращаться к предыдущим версиям при необходимости. Это полезно при подготовке к аудитам, когда необходимо продемонстрировать историю изменений файла.
- Жизненный цикл документа: автоматизация процессов создания, согласования, утверждения и архивирования документов. Например, процесс формирования нового регламента может включать этапы разработки, согласования с ответственными лицами, утверждения руководителем и последующего размещения в архиве. Каждый шаг контролируется системой, а сотрудники получают уведомления о необходимости выполнения задач.
- Шаблоны и автозаполнение: использование готовых шаблонов и автоматическое заполнение реквизитов сокращает время на подготовку документов.
Управление задачами и бизнес-процессами:
- Настройка маршрутов обработки: гибкая настройка маршрутов для различных типов документов (политики, инструкции, протоколы, отчеты), включая сложные направления с несколькими уровнями согласования.
- Автоматический старт задач и запуск процессов активируются при наступлении определенных событий или выполнении заданных условий. Например, после создания нового регламента СМК система автоматически назначает задачу сотрудникам на ознакомление с файлом. Кроме того, можно настроить периодический запуск процессов для регулярного выполнения контрольных операций или проверок.
- Контроль исполнения в режиме реального времени помогает руководителям и администраторам видеть статус всех задач на панели мониторинга. По результатам совещаний можно автоматически формировать протоколы и создавать задачи для сотрудников с указанием ответственных и сроков выполнения. Система контролирует статус выполнения, отправляет уведомления о просрочках и помогает отслеживать процесс до его завершения.
Управление правами доступа:
- Ролевая модель доступа: настройка прав доступа на основе должностей, подразделений, ролей и пр. Например, сотрудник отдела контроля качества может иметь право на просмотр и редактирование документов, связанных с регламентами и инструкциями, но не сможет изменять стратегические политики компании.
- Индивидуальные настройки доступа дают возможность детально контролировать права конкретных сотрудников или групп. Так, при работе с протоколами внутренних аудитов доступ к редактированию может быть ограничен только аудиторами и ответственными за СМК, но и другими сотрудниками, которым назначены соответствующие права. Остальным пользователям будет доступен только просмотр итоговых отчетов.
- Контроль изменений: программа фиксирует, кто и когда редактировал, просматривал или утверждал документ.
Интеграция с другими системами:
- Интеграция с 1С:ERP и другими продуктами 1С позволяет синхронизировать данные о контрагентах, сотрудниках, договорах и заказах. Например, при изменении статуса заказа в 1С:ERP соответствующие документы и задачи автоматически обновляются в 1С:ДО.
- Интеграция с системами управления проектами и задачами (например, 1С:Управление проектами) расширяет возможности контроля выполнения процедур СМК.
- Интеграция с операторами ЭДО (Контур.Диадок, СБИС, Астрал Доки) обеспечивает удобный обмен юридически значимыми документами с внешними контрагентами.
Этапы внедрения автоматизации СМК на предприятии
Шаги внедрения автоматизации системы менеджмента качества с использованием 1С:Документооборот.
Предпроектное обследование:
- Анализ текущих процессов документооборота и СМК.
- Выявление проблемных зон и формулирование требований к автоматизации.
- Разработка технического задания и плана внедрения.
Проектирование системы:
- Настройка структуры хранилища документов.
- Разработка маршрутов обработки документов и выполнения задач.
- Натсройка прав доступа и ролей пользователей.
Внедрение и настройка:
- Создание и тестирование шаблонов документов и бизнес-процессов.
- Интеграция с др системами при необходимости.
Обучение пользователей:
- Разработка инструкций и методических материалов.
- Проведение обучающих курсов для пользователей и администраторов.
Тестирование и ввод в эксплуатацию:
- Проверка работоспособности процессов и выявление ошибок.
- Исправление недочетов и запуск программы в промышленную эксплуатацию.
Сопровождение и развитие:
- Техническая поддержка пользователей.
- Внесение доработок и улучшений по запросу компании.
- Регулярное обновление системы для соответствия текущим требованиям бизнеса.
Заключение
Автоматизация СМК на базе 1С:Документооборот 3.0 помогает компаниям эффективно управлять документами и бизнес-процессами. Гибкие настройки, интеграция с другими системами и инструменты контроля обеспечивают прозрачность работы, снижают количество ошибок и гарантируют соответствие стандартам качества. Это решение позволяет предприятиям поддерживать высокий уровень организации бизнес-процессов.
Есть вопрос? — Поделитесь вашим мнением в комментариях.
В правах доступа «1С:Документооборот 3.0» произошли существенные изменения настроек прав доступа. Владимир Лушников записал видео интерфейса и рассказал, зачем в документообороте появилось автоматическое назначение прав.
Как между 1С:Документооборот и 1С:ERP настроить бесшовную интеграцию? Пошаговая инструкция.
авторизуйтесь